Met het schrijven van een introductiebrief staat of valt je sollicitatie: dit is immers je visitekaartje; de eerste indruk die een werkgever van je krijgt. Het is dus heel belangrijk om hier alle tijd voor te nemen, het goed op te bouwen en alle advies die je kunt krijgen ter harte te nemen.
Presentatie
Bij het schrijven van een introductiebrief staat voorop dat het eindresultaat verzorgd oogt en – tot op alle details – ook werkelijk is. Hierbij horen lettertype en opmaak, maar ook zeker het goed nakijken op grammaticale en spelfouten. Let ook op variatie in zinsstructuur; zinnen moeten niet allemaal op dezelfde manier beginnen. Laat ook een ander je brief lezen, omdat er foutjes zijn die de spel checker niet ‘ziet’ en waar je ook zelf mogelijk overheen leest. Dit soort fouten doet echt afbreuk aan je brief en is gemakkelijk te voorkomen.
Nu het belangrijkste onderdeel van je brief: de inhoud.
Houd het relevant
Degene die je aanschrijft wil zo snel mogelijk weten waar hij of zij aan toe is. Wijd daarom bij het schrijven van een introductiebrief slechts één paragraaf aan drie kernonderdelen:
- Introductie en inhaken bij de missie van het bedrijf
- Een beknopt overzicht van je vaardigheden en achtergrond, in relatie tot de functie (houd hierbij in de gaten dat je deze punten in je CV relevant uitbouwt)
- Afronding inclusief bedankje en contact gegevens
Op maat gesneden
Het schrijven van een introductiebrief kent twee magische woorden: persoonlijk en uniek. Hoe meer je hieraan voldoet, des te meer kans je maakt. Vermijd in ieder geval een algemene begroeting zoals ‘L.S.’ of ‘Dames en heren’. Het zoeken naar de naam van de juiste contactpersoon (op de website of door even te bellen) loont absoluut de moeite. Vervolgens dien je het verder lezen veilig te stellen door oprecht en zo goed mogelijk verwoord aan te geven waarom je bij dit bedrijf wilt werken.
Aansluiting
Let er bij het schrijven van een introductiebrief op dat het tweede onderdeel geen herhaling wordt van je CV. In de brief kun je wel een vooraankondiging doen en eventueel inzoomen op die vaardigheden die het beste aansluiten op de functie. Ook is het belangrijk dat je probeert tussen de regels te lezen en eventueel talenten en eigenschappen aankaart waarvan duidelijk is dat die ook voor de functie worden gezocht of binnen het bedrijf op prijs worden gesteld, zelfs als dit niet expliciet is aangegeven. Zeg hierbij niet dat je de beste kandidaat voor de functie bent, maar laat je kwalificaties voor zich spreken.
Afsluiting
Ook in je eindparagraaf heb je bij het schrijven van een introductiebrief de mogelijkheid om met een persoonlijke, professionele en elegante aanpak een goede indruk achter te laten. Je bedankt in ieder geval voor het overwegen van je sollicitatie, benadrukt je enthousiasme in het vooruitzicht op deze mogelijke functie bij dit bedrijf en zorgt dat men precies weet hoe je direct bereikt kunt worden door vermelding van je email adres en telefoonnummer.
Controle
Lees voor het schrijven van een introductiebrief de instructies bij de vacature nauwkeurig en zorg dat je overal aan voldoet. Wel / geen referenties toevoegen? Moet / mag een email? Moet / mag de brief in de email of apart als bijlage? Ook deze oplettendheid is al iets dat direct wordt opgemerkt en in je voordeel of nadeel kan uitpakken. Stuur ingeval van een email ook altijd eerst een testversie naar jezelf, zodat je de kans hebt om bepaalde zaken eventueel aan te passen. Wees voorzichtig met de formattering; houd dit zo simpel mogelijk zodat de presentatie behouden blijft in het systeem van de geadresseerde.
Een goede brief kan de sleutel zijn naar de volgende stap in het sollicitatie-proces, een slechte kan direct het einde betekenen. Lees deze tips dus een paar keer na, pas ze toe en je zult geen problemen hebben met het schrijven van een introductiebrief. Veel succes!